Polarklubben ønsker å tilby medlemmene nytt lesestoff også i perioden mellom utgivelsen av to utgaver av Polarboken. Tanken er at medlemmene, og eventuelt andre, kan komme med bidrag, enten som rene tekstbidrag, en kombinasjon av tekst og illustrasjoner eller bare bilder med tilhørende nødvendig informasjon. Følgende betingelser legges til grunn for bidragene:
- Alle bidrag skal være om tema som er relevante for Polarklubben. Bidragene skal vekke interesse for og spre opplysning om polarstrøkene, samt norsk og internasjonal virksomhet i disse strøk. Bidragene kan være om egenopplevelser eller informative bidrag av historisk, kunstnerisk, nyhetsmessig eller forskningsmessig karakter.
- Det er ønskelig at bidragene er originale, det vil si at de ikke er publisert tidligere. Bidrag som tidligere har vært publisert, kan med visse forbehold, også godtas. I slike tilfeller skal det opplyses om hvor og når bidraget tidligere har vært publisert. Polarklubben vil da bruke skjønn for å vurdere om bidraget skal brukes.
- Eventuelle innsendte bilder, fortrinnsvis av eldre eller nyere historisk karakter, og tekstbidrag skal ha allmenn interesse. Det står Polarklubben fritt å avvise bidrag, eller deler av bidrag, dersom disse forutsetningene ikke er oppfylt.
- Bidragsyter må selv ha, eller selv sørge for å innhente, nødvendig opphavsrettslig tillatelser til å benytte tekst eller bilder. At dette er i orden, skal bekreftes ved innsendelse. I tilfeller der opphavsrett har falt i det fri, skal det orienteres om dette.
- Bidrag skal følge vanlige norske etiske retningslinjer. Anonyme bidrag publiseres ikke.
- Bidrag kan være på inntil fem A4 sider. Dette kan være ren tekst, en kombinasjon av tekst og bilder, eller kun bilder med tilhørende tekst. Alle bidrag skal inneholde navn og kontaktadresse på bidragsyteren. Disse vil bli publisert sammen med bidraget.
- Det forutsettes at innsendte bidrag er godt gjennomarbeidet og ikke trenger betydelig språklig oppretting eller redigering før det kan trykkes.
- Bidrag skal leveres som Word-filer, og bilder skal være av standard bildeformat dvs. JPG, TIF eller lignende.